Newsletter Software: Import von Empfängern

Das System Newsletter kann Empfängerdaten aus sogenannten CSV oder TXT Dateien importieren. Gut bewährt hat sich die Verwendung von TAB-separierten Dateien (Endung txt) ohne zusätzliche Markierung der Textfelder. In der ersten Zeile sollte der Spaltenname enthalten sein.

MS Access, MS Excel und MS SQL unterstützen den Datenexport in dieses Format. Diese CSV Datei sollte dann über Notepad umgestellt werden auf UTF-8 Zeichencodierung. Siehe "Umstellung des Zeichensatzes".

Es ist in vielen Anwendungen empfehlenswert, zur Duplikatprüfung beim Import die Mail Adresse zu verwenden. Die übrigen Angaben brauchen nur einmal importiert zu werden. Die Mailadresse wird jedoch bei folgenden Imports wieder benötigt.

Bei jedem Import kann die Mail Adresse nur jeweils einer Mailingliste zugeordnet werden. Gehören Mail Adressen mehreren Mailinglisten an, so sind entsprechend viele Importvorgänge durchzuführen. Dabei genügt es, nur die Mailadressen zu importieren, falls die anderen Daten schon zuvor importiert wurden. Das System kennzeichnet dann die entsprechenden Datensätze als der weiteren Liste zugehörig. Bei diesem zweiten Import dann den Modus „nur bestehende Empfänger aktualisieren“ auswählen.

Einige Angaben sind verschlüsselt vorzunehmen. Hier eine Übersicht:

Folgende Spalten sind erforderlich:

  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Anrede: 0= Herr, 1 = Frau; 2 = Damen und Herren; dem Feld "Gender" der Datenbank zuordnen.
  • Mailtyp: 2 = offline-HTML
  • Mailadresse
  • Eventuelle weitere, firmenspezifische Angaben. Siehe insbesondere oben Kapitel „Erste Schritte“.

Achtung: Dieses Dokument enthält Vorlagen. Falls diese direkt in den Newsletter kopiert werden, werden eventuell Steuerzeichen mit übertragen. Bitte unbedingt alle Vorlagen zuerst in Notepad kopieren und von dort in den Newsletter.

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