Achtung: Dieses Dokument enthält Vorlagen. Falls diese direkt in den Newsletter kopiert werden, werden eventuell Steuerzeichen mit übertragen. Bitte unbedingt alle Vorlagen zuerst in Notepad kopieren und von dort in den Newsletter.

Newsletter Software: Erste Schritte

Die Kunden der Internet XS Service GmbH erhalten ein komplett vorinstalliertes Nutzungspaket für den Newsletter. Der erste, mit allen Rechten versehene Administrator ist bereits eingetragen und dient zumindest der Inbetriebnahme.

Der erste Login erfolgt mit http://news.internet-xs.de .

Falls erforderlich können nach dem Login unter Einstellungen weitere Administratoren und Redakteure über den Link „Benutzer“ angelegt werden. Auch das Passwort des Erst-Administrators kann hier geändert werden.

Hinweis: der Namensraum für die Administratoren- und Redakteur-ID ist für alle IXS Kunden gemeinsam. Ein Name kann also schon belegt sein, auch wenn er nicht von Ihnen angelegt wurde.

Wichtig: die Redakteure müssen nochmals als Newsletter Empfänger angelegt werden, damit sie z.B. Newsletter Entwürfe empfangen können. Dazu bitte die Redakteure als Test-Empfänger oder Administrator für die jeweilige Mailingliste kennzeichnen.

Als zweiter Schritt sollten ggf. die Empfängerdaten erweitert werden, falls die systemseitig vorbereiteten Daten nicht ausreichen. Siehe Einstellungen/Felder verwalten.

Als dritter Schritt sollten die gewünschten Mailing Listen angelegt werden. Wir empfehlen von Anbeginn auch eine Liste „Alle“ anzulegen, damit jeder Empfänger zumindest einer Liste angehören kann. Die Beschreibungen unten verwenden ggf. diese Mailingliste.

Vor der Festlegung der Mailinglisten sollte geprüft werden, ob unterschiedliche Mailinglisten, nur eine Mailingliste und Differenzierung nach Zielgruppen oder eine Kombination beider Verfahren das Optimum darstellt. Bei der Festlegung sollte berücksichtigt werden, dass das System einen Newsletter nur an eine Mailingliste senden kann. In vielen Fällen ist deshalb die Verwendung von Zielgruppen die bessere Lösung.

Beispiele:
Ein Unternehmen wünscht als Empfänger sowohl alle Mitarbeiter/-innen als auch nur die Führungskräfte.

Lösungsalternative 1: Mailinglisten für beide Empfängerkreise, in der Mailingliste für die Mitarbeiter/-innen werden auch die Führungskräfte mit aufgeführt

Lösungsalternative 2: es wird ein zusätzliches Datenbankfeld „Status“ eingefügt (unter Einstellungen/Felder verwalten). Möglicherweise kann das Feld direkt aus der Personalstammdatei übernommen werden. Mailings an alle Mitarbeiter/-innen werden an die gesamte Mailingliste Mitarbeiter/-innen gesendet. Mailings an die Führungskräfte erfolgen an die gleiche Mailingliste jedoch unter Verwendung eines Filters (= Zielgruppe), der über die das feld „Status“ nur die Empfänger mit dem Status „Führungskraft“ auswählt.

In vielen uns bekannten Anwendungen ist die Verwendung von Zielgruppen und Nutzung entsprechender Felder der Empfängerdaten der flexiblere Weg.

Hinweis: das ganze System „Newsletter“ wurde von uns auf den Zeichensatz UTF-8 eingestellt. Damit ist sicher gestellt, dass auch internationale Versendungen korrekt mit den lokalen Zeichensätzen dargestellt werden. Sehr alte Software kennt diesen Zeichensatz möglicherweise nicht.

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